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職場的交往禮儀:稱呼與交談

一、用好交際的稱呼

    (一)用好交際的稱呼

    人際交往離不開語言,如果把交際語言比喻成浩浩蕩蕩的大軍,那麼稱呼語便是這支大軍的先鋒官,沒見哪個人不打招呼就說話的。然而僅僅有稱呼也不行,還要看你的稱呼是否合適,因為人們對稱呼的恰當與否,一般來說都很敏感。尤其是初交者,它在一定程度上影響著你這次交際的成敗。可見稱呼語的使用是很重要的。那麼,到底在交往中派出什麼樣的「先鋒官」才恰到好處呢?

    (二)怎樣避免稱呼的「張冠李戴」

    在企業家的交際活動中,特別是在一些慰問、會客、迎送等人們接觸不多而時間又比較短暫的場合中,容易發生把稱呼弄錯的張冠李戴現象。這樣不僅失禮、令人尷尬,有時還會影響交際效果。如何避免張冠李戴呢?

    1.企業家要從思想上認識到張冠李戴的消極作用和不良影響

    在某市的一次經濟技術開發洽談會上,一方的負責人竟連續發生張冠李戴的現象,引起了另一方的注意,覺得這樣的合作者頭腦不清晰,生產經營能力不可信賴,從而取消了合作的打算。可見,對張冠李戴的現象必須引起注意,因為它是交際活動的障礙。

    2.事先要有充分的準備

    交際剛開始時,一般雙方都要互相介紹,但比較簡略,速度也快,印象難以深刻。因此事先要對會見對象的單位、姓名、職務、人物特徵有個初步的瞭解,做到心中有數。這樣,經過介紹後,印象就比較深刻。必要時,在入室落座或會談、就餐前,再做一次詳細介紹。有條件的,交換名片則更理想。

    3.注意觀察對方的特徵,掌握記憶方法

    介紹,要留意觀察被介紹者的服飾、體態、語調、動作等,特別注意突出特徵或個性特徵。對統一著裝的人,要格外注意觀察高、矮、胖、瘦、臉形、戴不戴眼鏡等。

    4.注意掌握主要人物

    在人員較多,一下難以全部記住時,要首先注意瞭解和熟悉主要對像 (帶隊的負責人)和與自己對等的對象(指單位、所從事的業務、職務、級別與自己相同者)。現在,一般都不太講究主客、主從關係的禮節,單從行止、座位的位置上判斷是不準確的。如有的人把來客中的司機當成了經理,弄得經理很難堪。

    二、交談

    交談是人們傳遞信息和情感、增進彼此瞭解和友誼的一種方式,但在交談中想把話說好卻不是輕而易舉的事。要使交談起到上述的媒介作用,你應該培養和提高自己的交談技巧。

    (一)交談的話題

    與人談話最困難的,就是應講什麼話題。一般人在交際場中,第一句交談是最不容易的。因為你不熟悉對方,不知道你的性格、嗜好和品性,又受時間的限制,不容許你多作瞭解或考慮,而又不宜冒昧地提出特殊話題。這時就地取材,似乎比較簡單適休,即按照當時的環境覓取話題。如果相遇地點在朋友的家裡,或是在朋友的喜筵上,那麼對方和主人的關係可以作為第一句。比如說:「聽說您和某先生是老同學?」或是說:「您和某先生是同事?」如此一來,無論問得對不對,總可引起對方的話題。問得對的,可依原意急轉直下,猜得不對的,根據對方的解釋又可順水推舟,在對方的生活上暢談下去。如:「今天的客人真不少!」雖是老套,但可以引起其它的話題。讚美一樣東西常常也是一種最穩當得體的開頭話。如讚美主人家的花養得好之類。

(二)交談的技巧

    如果你能和任何人持續談上10分鐘並使對方發生興趣,你便是很好的交際人物了。不過不論難易,總要設法打通這難關。常見許多人因為對於對方的事業毫無認識而相對默然,這是很痛苦的。其實如果肯略下功夫,這種不幸情形就可減少,甚至於做個不錯的交際家也並非難事。工欲善其事,必先利其器,雖是一句老話,直到現在仍然適用,所以企業家要充實自己的知識。

    (三)交談的禮節

    談話的表情要自然,語言和氣親切,表達得體。說話時可適當做些手勢,但動作不要過大,更不要手舞足蹈。談話時切忌唾沫四濺。參加別人談話要先打招呼,別人在個別談話,不要湊前旁聽。若有事需與某人說話,應待別人說完。第三者參與談話,應以握手、點頭或微笑表示歡迎。談話中遇有急事需要處理或離開,應向談話對方打招呼,表示歉意。

    一般不要涉及疾病、死亡等事情,不談一些荒誕離奇、聳人聽聞、黃色淫穢的事情。一般不詢問婦女的年齡、婚否,不徑直詢問對方履歷、工資收入、家庭財產、衣飾價格等私人生活方面的問題。與婦女談話不說對方長得胖、身體壯、保養得好之類的話。對方不願回答的問題不要追問,對方反感的問題應表示歉意,或立即轉移話題。一般談話不批評長輩、身份高的人員,不議論東道國的內政。不譏笑、諷刺他人,也不要隨便議論宗教問題。□

    談話中要使用禮貌語言,如:您好、請、謝謝、對不起、打攪了、再見,等等,一般見面時先說:「早安」、「晚安」、「你好」、「身體好嗎?」、「夫人(丈夫)好嗎?」「孩子們都好嗎?」對新結識的人常問:「你這是第一次來我國嗎?」「到我國來多久了?」「這是你在國外第一次任職嗎?」「你喜歡這裡的風景嗎?」「你喜歡我們的城市嗎?」分別時常說:「很高興與你相識,希望再有見面的機會。」「再見,祝你週末愉快!」「晚安,請向朋友們致意。」「請代問全家好!」等。

        21世紀是一個知識經濟的時代,也越來越要求團隊合作能力。作為一個職場人士,要想取得成績,必須提高自己的團隊合作能力、人際交往能力。這種合作能力,有時甚至比專業知識更加重要,人際交往就是自己在團隊中能否與他人友情合作的重要環節。

    一個人的職業形象包括內在的和外在的兩種主要因素。而每一個職場人都需要樹立塑造並維護自我職業形象的意識。瞭解並掌握一定的職業禮儀,有助於完善和維護職場人的職業形象。一些日常的職業禮儀,對完善、維護自身職業形象有所幫助。

    不管是名流顯貴,還是平民百姓,作為交談的雙方,他們應該是平等的。交談一般選擇大家共同感興趣的話題,因此你在與人交往時,大方得體、溫文而雅是最佳方式。
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